Delegiranje posla može biti iznimno korisno i učinkovito sredstvo za postizanje uspjeha u poslovanju. To dozvoljava da se više posla preuzme i obavi, bez obzira na vremenski okvir ili broj zaposlenih. Delegiranje posla omogućuje da se stvari učine u kraćem vremenskom periodu, što je važno za uspješno poslovanje.
Delegiranje ili moramo sve sami?
Velik dio života slušamo priče o tome kako sve moramo sami i kako je najbolje da se sami u sebe pouzdamo. Tako sami gradimo poslove i firme, sami radimo, padamo i ustajemo. Međutim, u jednom trenutku ćemo morati delegirati dio posla koji nas previše opterećuje, kako bismo nastavili napredovati.
Sigurna sam da ovaj izlazak iz zone sigurnosti nije lagan, ali ukoliko dobro procijenimo kada, kako i kome delegirati koji dio posla, veća je vjerojatnost da se nećemo razočarati.
Što je delegiranje posla?
Delegiranje ovlasti odnosi se na podjelu rada i odgovornosti za donošenje odluka na pojedinca koji odgovara vođi ili menadžeru.
To je organizacijski proces menadžera koji vlastiti posao dijeli na svoje ljude. To uključuje davanje odgovornosti da izvršavaju zadatke koji su im delegirani na način na koji smatraju prikladnim.
Uz odgovornost, dijele i odgovarajuću količinu ovlasti. To osigurava da se zadaci mogu izvršiti učinkovito i da se pojedinac osjeća stvarno odgovornim za njihov završetak.
Na jednoj razini, delegiranje je samo podjela posla na zadatke koje drugi mogu obavljati.
Drugim riječima, delegirana ovlast je više od pukog analiziranja posla. To je uistinu dijeljenje odgovornosti, vlasništva i donošenja odluka. Delegirano ovlaštenje je podijeljeno ovlaštenje.
Delegiranje ovlasti također može poboljšati učinkovitost tako što će više zaposlenika učiniti odgovornim za svoj rad i aktivnosti. Manje vremena i energije troši se na praćenje i mikro-upravljanje zaposlenicima koji su sposobni i kompetentni. Vaš tim postaje sposobniji i sposobniji za postizanje većih performansi kao rezultat. Delegiranje je povjeravanje drugom pojedincu da radi dijelove vašeg posla i da ih uspješno obavi.
Delegiranje posla – kada delegirati?
Koliko god mogli sami sve raditi, ne znači da moramo. U jednom trenutku svog posla, moramo donijeti odluku o tome da li ćemo dio posla prebaciti nekome drugome. Na taj način sebi olakšavamo, ali i oslobađamo vrijeme za bavljenje onim stvarima u kojima smo nezamjenljivi. To su stvari bez kojih naš posao ne može.
Kada primijetite da ste zaokupirani manje bitnim poslovima i obavezama više nego onim od ključne važnosti, znači da je vrijeme da razmislite o delegiranju i boljoj organizaciji vremena.
Još neki znakovi koji ukazuju na poželjnu promjenu su:
- kronična iscrpljenost i umor
- nefokusiranost
- novi prioriteti
- nakupljanje obaveza bez kojih posao ne može, ali netko drugi može te zamijeniti u tome.
Delegiranje posla – koje zadatke delegirati?
Ako ste vlasnik malog biznisa, pokušajte se kroz radne dane usmjeriti na zadatke koji su od ključne važnosti za razvoj posla. Svi ostali zadatci, bez kojih se ne može uspješno voditi biznis, ali koji nisu od tolike važnosti, zaslužuju biti delegirani onome tko će ih brže, a možda i bolje odrađivati.
To su zadaci poput:
- određivanja termina poslovnih sastanaka
- vođenja manje bitnih poslovnih sastanaka
- vođenja brige o društvenim mrežama i medijima
- pisanja tekstova, članaka i reklama
- vođenja knjiga i drugih pravnih stvari
- organizacije događaja i proslava
- sve što vam oduzima vrijeme
Delegiranje – kome prepustiti odgovornost obavljanja zadataka?
Bez obzira na to što znate koje zadatke bi bilo dobro delegirati, najveći strah javlja se kada se zapitate kome da prepustite tu odgovornost. Ako ste navikli sve sami, ovaj korak za vas bit će najteži. Ipak, to ne znači da ne postoji netko tko vam može pomoći.
Prije svega, bilo bi dobro u ovaj proces ući razbijenih blokada u uvjerenja o tome da sve morate sami. Takvo uvjerenje često stoji na putu napretku, jer istina je da vođenje vlastitog posla od nas zahtjeva prilagođavanje i dobru raspodjelu zadataka i resursa.
Vjerujem da proces odlučivanja na taj korak nije jednostavan, pogotovo ako radite ono do čega vam je stalo i što ste sami izgradili. Rastrganost između “sve ću ja sam/a” i “nemam vremena za sve, moram birati” često dovodi do nekih rezultata koji nam se ne sviđaju na kraju.
Upravo zato je važno pronaći pravu osobu kojoj možemo delegirati dio posla. Osim vještina koje su potrebne da se posao napravi, vjerujem da je odnos između tih osoba ono od presudnog značaja. Zbog toga imate svako pravo da osobu koju želite angažirati da vam pomogne, pitate sve što želite kako biste joj sigurnije prepustili dio zadataka.
Poželjno je utvrditi sljedeće stavke:
- Ima li osoba koju želite angažirati potrebne vještine i znanja za posao koji treba napraviti?
- Dijelite li sličan vrijednosni sistem u vezi posla?
- Je li svjesna da preuzima dio odgovornosti za ono do čega je vama stalo?
- Ima li osoba razvijene radne navike koje vam odgovaraju?
- Je li osoba odgovorna i savjesna?
- Možete li prilagoditi raspored obaveza i rokove?
- Možete li joj vjerovati?
Kao što tražite partnera koji vam odgovara, tražite suradnika koji vam odgovara i sa kojim ćete osjećati sigurnost u vezi prepuštanja zadataka.
To ne mora biti netko tko vam je blizak niti iz kruga obitelji, pa čak ne morate odvojiti veliku sumu novca za to. Ništa od toga ne garantira uspjeh jer su često ljudi koje ne poznajete, a posjeduju sve što vam treba, oni koji vam najviše mogu pomoći.
Delegiranje i uspješna suradnja
Kada pronađete osobu koja će vam pomoći, ostvarite s njom kvalitetnu komunikaciju kojom ćete postaviti jasne granice, očekivanja i pružiti dobre smjernice. Samo otvorena komunikacija dovodi do zadovoljstva obje strane.
Ovo možete napraviti kako biste ostvarili dobru komunikaciju sa suradnikom:
- odredite nivo autoriteta koji će suradnik imati
- razgovarajte o važnosti odgovornosti koju preuzima i šta to znači za vas i posao
- pružite mu jasne informacije o tome šta treba da radi
- odredite rokove za izvršenje
- razgovarajte o očekivanjima koje imate od njega
- budite otvoreni za pitanja i sugestije
- pružite mu podršku i usmjerenje u toku rada
- uvijek mu dajte povratnu informaciju o radu
Na kraju, ne plašite se da delegirate ono što više ne možete ili ne želite sami da obavljate. Vašem poslu je potrebno da budete slobodni kako biste obavljali one dijelove posla u kojima ste nezamjenjivi. Sve drugo, manje bitno, delegirajte i radite ono što najbolje znate kako bi posao napredovao. Iako je izbor osobe kojoj ćete prepustiti zadatke nekome težak, s pravom osobom možete otići dalje nego sami.
Autor: Gorana Vukmir, psiholog & content writer
PROČITAJ JOŠ:
Poslovna komunikacija za uspješnu karijeru i odnose
Donošenje odluka: Kako donijeti pravu odluku?
Temeljne životne vrijednosti koje nas određuju
