Kako upravljati vremenom je važna vještina u ostvarivanju uspjeha u svim područjima života. U suvremeno doba užurbane svakodnevice postaje sve veći izazov efikasno upravljati svojim vremenom. Mnogo je onoga što utječe na nas u toku dana, što nam odvlači pažnju i energiju, a troši nam vrijeme.
Kako upravljati vremenom u izvanrednim uvjetima?
U posljednjem periodu i otežanim uvjetima u kojima smo se nalazili, mnogo ljudi je bilo prisiljeno promijeniti radno okruženje, prijeći iz ureda u svoje kuće te iz uredskih fotelja uskočiti u svoju dnevnu sobu. Oni su imali tu sreću, dok su mnogi ostali bez posla pa su bili prisiljeni tražiti alternative i smišljati nove načine. Sve to je utjecalo na način na koji gledamo svoj (radni) dan i vrijeme kojim raspolažemo.
Bilo da ste prošli kroz neku od ovih promjena ili ste pak student koji balansira između online i uživo nastave i ispita, bit će vam korisno da saznate kako možete efikasnije upravljati svojim vremenom.
Efikasno upravljanje vremenom podrazumijeva dobru organizaciju prioriteta i samodisciplinu koja nam je potrebna kako bismo ustrajali. Pokazat ću vam kako da vaše to-do liste budu “pametne” i korisne, koje dvije tehnike možete iskoristiti u određivanju prioriteta, te kako biti produktivniji.
Kako upravljati vremenom uz kradljivce vašeg vremena?
Zamislite sljedeću situaciju:
Ustajete iz kreveta i uzimate telefon u ruke. Nekoliko poruka, zanimljive slike na Instagramu, listate da vidite što ima novo. Ulazite na Facebook, a portali su izbacili koliko ima novozaraženih, listate dalje u nedogled. Pogledate na sat i ustajete. Ako radite, spremate se brzo i krećete na posao. Nervozni šefovi, nenajavljene kolege, iznenadni rokovi vas čekaju. Dolazite kući, imate hrpu posla, ali ne znate odakle da počnete. Početi ćete kasnije, kada odmorite. Odmah stiže i večera pa spavanje – “Nisam stigla, sutra ću.” A sutra je drugi (isti) dan.
Zvuči li vam poznato? Ljudi se često prepuste slučaju i svim usputnim ometajućim faktorima pa se dogodi da izgube iz vida ono što žele da naprave taj dan.
Upravljati vremenom uz ometajuće faktore
Kada i zašto čovjek, zapravo, gubi vrijeme?
- kada nema jasno definirane ciljeve
- kada nema definirane prioritete
- kada nema plan
Ukoliko tome dodamo da postoji mnogo ometajućih faktora koji vas vuku na drugu stranu i otežavaju vam izvršavanje zadataka i onoga što smatrate važnim, možemo prethodnu listu proširiti na sljedeće kradljivce vremena:
- loše radne navike;
- nepotrebne aktivnosti kao što su listanje društvenih mreža, gledanje 10 epizoda serije zaredom itd;
- nenajavljeni posjetitelji;
- nenajavljeni pozivi, poruke na kojima se dugo zadržimo;
- neasertivnost (nemogućnost da kažemo NE);
- ne prepuštanje poslova drugima ili sindrom “Pusti, ja ću.”;
- kružna razmišljanja o problemu;
- neplanirane okolnosti;
- nepostojanje odmora i vremena za sebe.
S.M.A.R.T. tehnika za bolju organizaciju i upravljanje vremenom
Vještine upravljanja vremenom počinju od jasnog postavljanja ciljeva. Ukoliko su ciljevi nejasni, neodređeni, teško dostižni i vremenski neutemeljeni, velika je vjerovatnost da ih nećete ostvariti. Postavljanjem jasnih, dostižnih, specifičnih, mjerljivih, vama važnih ciljeva i to u određenom vremenskom okviru povećavate šanse da ih ostvarite. Postoje razni načini za to, a jedna od najčešćih tehnika je S.M.A.R.T. tehnika postavljanja ciljeva.
Kada postavite svoje ciljeve, razložite ih na male ostvarive korake u toku dana. Kada kažete da ćete napisati danas knjigu, zvuči nerealno. Ali, ukoliko ćete danas napisati 10 stranica knjige – zvuči lakše i realističnije, zar ne? Sada kada imate ciljeve i obaveze ispred sebe, vrijeme je da napravite plan i da se organizirate.
4 praktična savjeta kako efikasnije upravljati vremenom i prioritetima
Danas postoji niz stvari koje možete primijeniti kako biste uspješnije koračali kroz dan i raspolagali svojim vremenom na način na koji vi to želite. Da biste, zapravo, znali odakle početi najbitnije je identificirati da li vi uopće loše upravljate vremenom i obavezama.
Najbolje ćete prepoznati loše upravljanje vremenom ako stalno negdje jurite, kasnite sa rokovima i obavezama, osjećate se pretrpano stvarima koje bi trebalo napraviti, teško postavljate i držite se plana i na kraju često odgađate izvršavanje. Ako ste u toku čitanja na većinu ovih stvari u sebi izgovorili “da” onda pročitajte kako da to radite malo bolje i lakše za sebe.
1. Pravite pametne to-do liste
To-do lista može biti jako korisna za organizaciju dnevnog i tjednog rasporeda obaveza. Prilikom pravljenja svoje liste obaveza korisno je da vodite računa o nekoliko stvari:
- odvojite vrijeme početkom tjedna ili dan prije da je napravite
- ne zatrpavajte sa sa mnogo obaveza, rasporedite ih
- ne planirajte 100% aktivnosti u danu, ostavite vrijeme za neplanirane aktivnosti (najbolje: 60% planiranog, 40% za neplanirano)
- dajte vremenski okvir svojim obavezama
- kontrolirajte izvršenje aktivnosti i prekrižite izvršeno (motivirat će te)
- nagradite se za izvršenje aktivnosti
- planirajte pauze i odmor
Trik: Pazite da ciljevi budu pod vašom kontrolom koliko god je to moguće. Što to znači? Ciljevi i mali koraci do njih bi trebalo da budu takvi da zavise od vas. Time osiguravate veću vjerovatnost postizanja, nego ukoliko zavise od drugih.
2. Odredite prioritete
Da bi sve ovo funkcioniralo, važno je odrediti prioritete. Tko uspije odraditi ovaj zadatak, odradio je veći dio posla. Prvo je važno da, zaista, sami sa sobom porazgovarate o tome što je za vas prioritet, a onda pogledate svoju listu obaveza, odnosno malih koraka i dodijelite im oznake prioriteta.
To možete učiniti prema A B C modelu.
A = visok prioritet, nešto što “mora” biti napravljeno
B = srednji prioritet, trebalo bi da to napravite
C = nizak prioritet, mogli biste to napraviti/bilo bi lijepo to napraviti.
Pored ABC tehnike, poznata je Merrill – Covey matrica koja postavljene zadatke/grupe dijeli na 4 grupe po prioritetu, a izgleda ovako:
1. HITNO/BITNO su aktivnosti koje su hitne i koje zahtijevaju našu pažnju odmah. To su uglavnom važne stvari koje nam iskrsnu ili smo čekali zadnji trenutak da ih napravimo. Da bismo spriječili ove zadatke, važno je imati dobru to-do listu i planirati da će nam često trebati i malo vremena za stvari koje nam neplanski iskrsnu.
2. NIJE HITNO/BITNO su važne aktivnosti koje nam služe za postizanje cilja, ali nisu toliko hitne. Npr. ispiti, vježbanje ili rad na nekom projektu. Planirajte tako da uvijek imate dovoljno vremena da ih obavite kako one ne bi postale hitne (često se događa da studentima ispiti postanu hitni).
3. HITNO/NIJE BITNO su stvari koje nas prekidaju. To su nebitni pozivi, poruke, sastanci, ali i tuđi prioriteti itd. Kod stvari koje su bitne drugim ljudima, zapitajte se možete li ih delegirati njima ili da se asertivno postavite prema tome.
4. NIJE HITNO/NIJE BITNO su aktivnosti koje nam odvraćaju pažnju, npr. beskrajno listanje po društvenim mrežama, gledanje TV-a, pa i negativne kružne misli itd. Probajte ih izbjegavati što je više moguće.
Rasporedite svoje aktivnosti i obaveze po ovim kvadratima, odnosno posložite svoje prioritete po važnosti i hitnosti. Ljudi mnogo vremena ostaju zaglavljeni između aktivnosti koje im nisu bitne, ali im troše mnogo energije i aktivnosti koje im odvraćaju pažnju i kroz koje “gube vrijeme”. Tako se često dovedu do toga da im sve više aktivnosti postaju hitne i bitne, pa provode vrijeme u stresu i krizama, dok sve manje rade na bitnim stvarima koje ih vode tamo gdje oni to žele.
Jan Jasper, o ovoj matrici u svojoj knjizi “Uzmi nazad svoje vrijeme” , kaže:
“Rješenje je da se provede više vremena u kvadratu 2, baveći se važnim, ali ne tako urgentnim stvarima. Ovo minimalizira vrijeme provedeno odgovarajući na hitne slučajeve iz kvadrata 1. Kada je vaše vrijeme ispunjeno visoko prioritetnim i isplativim aktivnostima, vi ste dovoljno fokusirani da odbijete mnoge od aktivnosti u okviru kvadranta 3, a bijeg iz stvarnosti koje pruža kvadrat 4 nedovoljno djeluje na vas.”
3. Svaka aktivnost u svoje vrijeme
Neki od vas će sada pomisliti: Ali gdje bismo stigli da radimo jednu aktivnost u jedno vrijeme? Zar nije brže da dok smo na sastanku, pišemo tekst za društvene mreže i odgovaramo na poruke, a onda kad dođemo kući da čitamo mejlove i odgovaramo dok kuhamo ručak i da gledamo online tečaj dok jedemo, itd? To vam je kao da igrate tenis sa četiri loptice, teško, zar ne?
Postoje nalazi koji pokazuju da je multitasking nemoguć kod čovjeka, odnosno da postoje samo neke aktivnosti koje je moguće raditi u isto vrijeme, a odnose se na već automatizirane radnje – npr. hodanje i razgovaranje.
Ono što ljudi zovu multitasking to, zapravo, nije to, već se radi o prebacivanju pažnje sa jedne na drugu radnju/aktivnost. Mozak može prebacivati i usmjeravati pažnju na različite stvari, ali postoji danak koji plaćamo zbog toga.
Velika je vjerojatnost da niti jedan zadatak nećemo ispuniti na onoliko kvalitetan način koji smo mogli postići da smo se jednom po jednom posvetili – dolazi do grešaka, usporava nas, smanjuje nivo kreativnosti, narušava odnose, ali i povećava nivo stresa i anksioznosti.
4. Akcija
Sve tehnike koje postoje imaju jednu manu – ne rade same od sebe. Ništa se ne može dogoditi bez vas samih, odnosno bez vaše odluke i akcije. Možete pronaći mnogo tehnika i olakšica, ali kada se sve sabere morate krenuti u akciju, da radite i da njegujete samodisciplinu.
Iako su ovo, prije svega, znanstveno dokazani načini koji poboljšavaju produktivnost i pomažu ljudima da efikasno upravljaju vremenom kojeg imaju, ne mora značiti da će stopostotno vama donijeti najbolje rezultate. Isto tako ne znači da je nešto od ovoga brzo rješenje za probleme koje imate i da radi samo od sebe. Hajde da umjesto traženja univerzalnog instant načina zaista isprobate šta je to što vama “leži”.
Ukoliko su ove stvari za vas – odlično, nastavite da ih koristite. Ukoliko shvatite da ove stvari nisu za vas nakon što ste ih probali – odlično, probajte neke druge koje su bolje za vas.
Autor: Gorana Vukmir, psiholog & content writer
PROČITAJ JOŠ:
Delegiranje posla: Kome i kako povjeriti zadatke?
Ljubav prema sebi – kako biti sebi najbolji prijatelj?
Afirmacije: Kako ih pravilno koristiti za pozitivne promjene u životu?
Upoznajte podsvijest: Kako promijeniti podsvjesno razmišljanje?
